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编制岗位说明书的流程和最应注意的几个问题

应对岗位说明书编制误区的策略

应对岗位说明书编制误区,首先是明确岗位说明书编制的目的,其次是企业要结合实际需要,选择适宜的时机开展科学的、系统的岗位分析工作。只有在目的明确、基础牢固的情况下,企业编制的岗位说明书才能对管理工作有实际指导意义,才能真正发挥出岗位说明书的作用和价值。应对岗位说明书编制误区,需要重点做好以下几个方面的工作。

1.建立宣传机制、沟通机制和参与机制。岗位说明书的编制是一个自上而下,上下结合的过程,涉及企业方方面面和各级员工。建立宣传机制、沟通机制和参与机制就是要让所有员工明确自己的工作责任、作用和基本要求,就是要与企业各级管理人员、骨干员工保持沟通,邀请他们参与岗位说明书的编制工作。各级管理人员和骨干员工是企业生产经营活动的中坚力量,获得他们的肯定和支持有利于岗位说明书编制工作的开展。由于人力资源部开展的各项工作或多或少都会涉及到员工个人利益和企业利益平衡的问题,因此获取各级管理人员和骨干员工的支持是人力资源部门开展工作的基础,时刻都不能忽视或忘记。

2.保证岗位说明书的编制工作对岗不对人。岗位说明书要以企业可以接受程度为底线,以完成岗位工作的基本要求出发进行编制。无论是谁任职本岗位,本岗位需要完成的工作是一样的,同一岗位的员工优秀与否,是按照岗位说明书中明确的绩效标准衡量出来的。

3.确保岗位说明书内容明晰,格式统一。岗位说明书内容明晰不仅是指使用简洁的文字和精炼的语言,更应做到岗位工作描述具体,既能清晰界定岗位的性质和职权范围,又能真实反映出各岗位在工作类别、重要性和复杂程度上的差别。对于工作内容简单的岗位,岗位说明书的内容要详细具体,对于工作内容复杂的岗位,岗位说明书在编制过程中要善于归纳总结,精准提炼、高度概括。此外,在岗位说明书编制准备阶段,必须设计适合自己企业的岗位说明书标准模板,在此基础上采用本企业惯用的思维模式和语言,编制带有企业自身特点的岗位说明书。

4.确保岗位说明书的内容完整,详略得当。岗位说明书的内容很多,岗位概述、岗位职责描述是岗位说明书中必须的内容。岗位基本信息、岗位职能描述和岗位任职条件中某些内容的详略与取舍应该符合企业要求,保证岗位说明书内容完整、详略得当,既能被任职者看懂,又能应用于人力资源管理工作,还能成为企业决策的参考依据。

5.建立岗位说明书动态管理机制。岗位说明书是企业岗位管理的基础,对岗位说明书的管理工作尤为重要。社会的变化、行业的发展、企业的变革都会给岗位提出新的要求,因此,企业编制出规范的岗位说明书后,人力资源部门应及时建立岗位说明书的动态管理机制,由专人负责管理与更新。通常情况下,企业每年对岗位说明书至少更新或修订一次,遇到企业发生重大变化时,应随时进行调整和完善。

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