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仓库盘点出现盘亏时不要紧张,看看这些应对方法

仓库盘点出现盘亏时不要紧张,看看这些应对方法

盘亏,就是通过盘点结果实际库存与账面库存对比,发现实际库存比账面库存少。产生盘亏的原因是多方面的,主要有出库未记账的、破损未记账的、散装货计数误差(小数点误差)造成的、出库拿错货造成的等。出现盘亏情况,如果不做及时的处理,很容易影响正常出库业务。货主企业很有可能按照账面库存最大数来发布出库指令,但这时候实际库存不足,会影响发货效率,甚至产生业务纠纷。

(一)出库未记账造成的盘亏

主要包括正常出库未记账以及退回给供应商未记账等。往往在仓库业务比较繁忙的时候,由于一些特殊的原因(比如私下打白条出库),仓库实际发货了,但没在账上体现。造成的结果就是,仓库实物库存减少了,但账面库存因为没有记账没有减少,由此造成盘亏。

1、如果是正常出库超发了,则要找到原始出库单,修改出库单的出库数量(增加账面上的出库数量)。

2、如果是忘记做出库登记了,则要及时补填出库单据。比如私下打白条出库的时候,一定要留下明确的记录。因为紧急情况下,客户打白条,可能也未在其账面上体现;而仓库这边也未记录的话,则坐实了仓库亏货的事实,根本无法辩驳。

3、如果是退货出库(返还给货主单位)没有做登记,则要及时找到退货依据,及时补登退货出库记录,同时要求货主单位做好退货接收的补登手续,以保证双方账目上的一致。

(二) 破损处理未记账造成的盘亏

主要是日常管理中发现的货品质量问题,做了实物处理,但未及时做账务处理,导致实际数与账面数不符。

1、因为变质、损毁等原因造成货品的直接废弃,但没有做损毁品的出库账务处理:这时账务上(WMS)要及时做“减库”操作。其一是可以做退货出库,将废弃的货品出货给货主企业(哪怕是丢弃,也可以算作是出库给货主企业);其二是,而如果损毁责任由仓库企业承担,则出库的收货单位是仓库企业(相当于是仓库企业按照约定的价格买下了损毁的物品)。

2、因为淋湿、破损等原因导致物品被下架隔离:这时候要及时在WMS账务上做隔离标记。一种做法是直接将破损物品在原货位上冻结;另一种做法是将破损物品移动到次品区,同时在WMS账务上做次品移动记录。

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(三) 散装货计数误差(小数点误差)造成的盘亏

1、由于小数点误差造成的数量差异,一方面可以通过在合同上约定允许的误差范围;另一方面,通过增加虚拟入库(哪怕这个入库数量只有零点零几的内容)来平衡这点误差。

(四)出库拿错货造成的盘亏

由于拣货人员不熟练不小心(也有可能是拣货指令不清晰、货位设置不清晰、货品外包装容易混淆等原因),把B商品当成A商品出库了。造成的结果是B商品出现盘亏,而A商品出现盘盈。

1、由于发错货造成的换货处理,要及时找到A商品的出库记录,找出是哪一单拿错了货,然后做换货处理。换货操作是在账外处理的,因为换货操作产生的费用,也应该在账外处理。

(五)无可追溯原因的盘亏

意思就是说,确实找不到什么原因,货物就是少了。这是真正的盘亏结果。这时候就需要凭经验来判定了,比如食品或者高货值电子品,会不会有失窃的情况。出现真实的盘亏情况可以有以下几种处理办法。

1、由仓库企业赔偿,在市场上购买对应商品来补齐实物库存。这种情况是维持账上库存数不变,增加实物库存。

2、由仓库企业赔偿,货主企业允许做一次虚拟出库,收货人是仓库企业。这种情况是维持实物库存不变,减少账上库存。

3、获得货主企业的谅解,从货主企业的生产线上获得货品来补齐盘亏的实物数量。实际上,在流通环节中出现货物亏空是大概率事件,只要不是特大规模的数量损失,只要仓库企业态度诚恳、服务到位,和货主企业处理好关系,大多能获得货主企业的谅解。所谓说话/做事留一线,日后好见面,大体也是这个意思。

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